なぜ1週間後の予約が埋まらないのか?患者が来ているのに。。。

なぜ1週間後の予約が埋まらないのか?
患者が来ているのに。。。

「治療大好き×経営苦手」な
歯科医院に特化して、
 
自費率アップを仕組み化する
歯科コンサルタント
佐藤元武(もとむ)です。
 

きょうはブログ投稿の期間が空いてしまったので
もうひとつだけ記事を投稿します!

僕のいた歯科医院の新患数は毎月150人です。
それにも関わらず1週間後のアポイントが埋まらない。。。

「なんでこんなに新患が来てるのに埋まらないんだ?!」
とずっと不思議に感じていました。

「Drの対応が悪いんじゃないだろうか??」

そのように原因はDrにあると考えていましたが
実際には違った
んですね。

今回の記事ではなぜ1週間後の予約が埋まらないのか?
と題してその原因と解決策をご紹介します。

なお、次に挙げるものに当てはまる場合は
今回の記事の内容がドンピシャです。

・新患数が多いのに翌週のアポイントが埋まらない
・「1週間後に次回予約を取るように」と受付に指示している
・患者さんの都合を優先して予約をとっている
・Drの患者対応は良いのに予約に空きが目立つ

これに該当しない歯科医院にも
きっとお役に立つ内容だと思います。

さぁ、早速解説していきましょう!

■1週間後の予約が埋まらない『原因』

原因①:
当日中にアポを取らない方がいるから

診療がおわった後に次回予約を取りますよね?
ほとんどの方が次回予約を取りますが、
なかには、、、

「手帳を忘れてしまったので」
「いま予定が分からないので」
「また後でこちらから電話しますね」

といって次回予約を取らない方も
少なからずいらっしゃいます。

診療での対応が悪くて「もう来ない!」と思っているので
嘘をついて「また後で連絡します」と言う方もいます。

ただ、対応に問題がなければ
後日お電話をくれることが大半だと思います。

ちなみに、僕のいた歯科医院では
当日中に次回予約を取らない方は
平均13.3%でした。

後日電話をくれるとしても期間が空いてからの場合が多いので
13%分の予約が埋まりません。
翌週のアポイントに空きが目立るのは
これもひとつの原因です。

原因②:
『受付が“7日間以降“で取るから』

受付さんが真面目だからゆえに
「7日間」で予約を取ろうとしていることが原因です。

すべての患者さんが7日間後で予約を取れるわけではありません。
実際には10日後だったり2,3週間後になってしまいます。
そういったズレが少しずつ生じるので埋まりません。

原因③:
『患者さんの都合で次回予約をとっているから

少しイメージしづらいですね。
次の図をご覧ください。

 


この図は、次回予約をどのぐらい先で
患者さんが取っているかを示しています。

補足すると、9月の第2週に調査し始めたデータですので
図中の『3週目=翌週』、『4週目=翌々週』になります。

こうやって見ると『翌週』と『翌々週』に
予約が集中していることが分かります。
これを数値として割合を示すと次になります。

■Q:次回予約をいつとるのか?

・『今週』:約2.8%
・『翌週(1週間後)』:約48%
・『翌々週(2週間後)』:約18.6%
・『翌々週(3週間後)』:約9.7%

 

翌週に予約をとるのは約48%しかいないから
1週間後の予約が埋まらない
というわけです。

患者さんの都合を優先して次回予約をとるから
アポイントに空きが目立ってしまいます。

次回の記事では1週間後の予約を埋めるための
『解決策』についてアドバイスします。
ぜひお楽しみに!

自費率アップ専門歯科コンサルタント
佐藤元武

■本日のまとめ

・翌週の予約が埋まらないのは『Drの対応が悪いから』ではない

・1週間後の予約が埋まらない原因は大きく3つ!

  原因①:『当日中にアポを取らない方がいるから』
  原因②:『受付が“7日間以降“で取るから』
  原因③:『患者さんの都合で次回予約をとっているから』

・当日中に次回予約をとらない人は約13.3%いる

・『7日間以降』で次回予約をとろうとするとズレが生じる

・次回予約をどのぐらい先でとるのかは次のデータの通り

  ・『今週』:約2.8%
  ・『翌週(1週間後)』:約48%
  ・『翌々週(2週間後)』:約18.6%
  ・『翌々々週(3週間後)』:約9.7%


・患者さんの都合を優先して次回予約をとると空きが目立つ

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