1週間後の予約を埋めるための処方箋

1週間後の予約を
埋めるための処方箋

「治療大好き×経営苦手」な
歯科医院に特化して、
 
自費率アップを仕組み化する
歯科コンサルタント
佐藤元武(もとむ)です。
 

さて、前回の記事では1週間後の予約が
埋まらない原因として次の3つをご紹介しました。

原因①:『当日中にアポを取らない方がいるから』
原因②:『受付が“7日間以降“で取るから』
原因③:『患者さんの都合で次回予約をとっているから』

今回はその解決策をお伝えしていきます。
では、早速ご紹介していきましょう!

■処方箋①:『次回予約を必ず取るという姿勢

過去の記事でも何度か口酸っぱくお伝えしていることです。

おそらくほとんどの受付さんが、
予約を取るときに『受け身』になっています。

具体的にはこういうことです。

受付:「次回の予約ですが、いつが良いですか?」

患者:「◯日は空いてますか?」

受付:「そこはもう埋まってますね~」



患者:「では◯日はいかがでしょうか?」

受付:「そこも埋まってますね。」




患者:「・・・じゃあ、◯日はどうでしょう。」

受付:「その日も空いてないですね~」



患者:「・・・またこちらから連絡します。」

先生の歯科医院では
このようになっていませんか?


会話のキャッチボールが全然できていない
良い例ですね。(苦笑)

こういったやり取りになっていれば、
患者さんは間違いなく諦めてしまいます。
「なんでおれが必死に調整しなきゃいけないんだ!」と。

そうではなく、
受付からどんどん候補日を
提案していかなければなりません。

患者さんが投げてくれたボールを
受付が受け止めるだけではなく
すぐにボールを投げ返す。

そのようにしてまで次回予約を取るのが
受付業務の鉄則といえます。

■処方箋②:『7日後ではなくても翌週の早い日程に誘導する

僕のいた歯科医院では『7日後』をルールにしていました。

なので、7日以内の予約が空いていても、
7日間以降で予約を取っていました。
受付さんもマジメです。。。(苦笑)

例えば、金曜日の段階で月曜日が空いていれば、
3日後であってもそこから埋めていくのがベストです。

つまり、翌週の頭から予約をみていき、
空いていればその日からどんどん埋めていきます。

そうしていけば7日後の金曜日の予約も埋まります。

■処方箋③:『1日の早い時間帯(or埋まりづらい枠)に誘導する

また、翌週の頭から埋めていくのと同様に、
その日の早い時間帯or埋まりづらい時間帯に
こちらから誘導して予約を埋めていきます。

おそらく夕方は早い段階で埋まっているはずですが、
空いていても当日中に
予約は埋まりますので問題ないとおもいます。

■処方箋④:『電話がきたら当日に誘導する

この処方箋の内容は主に当日やることです。
以前もお伝えしましたが、
電話がきたら当日の空き時間に誘導するのは鉄則です。

僕が事務長として在籍していた頃も
この方法で当日中に予約を埋めていました。

患者さんの都合ではなく医院側の都合で
予約を誘導するのは鉄則中の鉄則
です。

■処方箋⑤:『まだ治療箇所が残っている場合はしっかり説明する

これ、すいません。
前回お伝えするのを忘れていました。

次回予約をとらない原因のひとつとして、
主訴が解決されると来なくなることがあります。

『CR』や『In Set』などが終わると
来なくなるケースです。

痛みなどの症状がなければ問題ないと
判断する方もなかにはいらっしゃいます。
その場合は、主訴が解決されたら来なくなります。

そうならないように、主訴が解決されるタイミングで、
治療が必要な箇所をもういちどお伝えし、
治療しなければならない理由をしっかり説明して下さい。

そうすれば、全員とは言わないまでも
いまよりかは確実に最後まで通院されるようになります。

以上となります。
2回に分けた内容になりましたが、いかがでしたか?
先生のお役に立ちましたでしょうか?

今回は自分にとってもタイムリーな内容だったので、
同じような歯科医院もあるとおもい共有させていただきました。

次回からはまた自費診療に関する内容で
ご紹介したいとおもいます。

自費率アップ専門歯科コンサルタント
佐藤元武

■本日のまとめ

受付から次回予約日の候補を積極的に

提案する

翌週の頭から予約が空いていればその日へ誘導する

・早い時間帯or埋まりづらい時間帯から
予約を埋めるのは鉄則!

・電話がきたら当日の
空き時間に誘導する

・主訴が解決されるタイミングで治療箇所をしっかり説明する

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